Jak zaevidovat fakturu z e-mailu bez přepisování

Co z faktury do evidence potřebujete

• Dodavatele a jeho DIČ.
• Číslo dokladu (u plátců DPH evidenční číslo pro kontrolní hlášení).
• Datum vystavení a u plátců i DUZP.
• Částku celkem a DPH rozepsané podle sazeb.
• Samotný doklad - pro případ kontroly ho musíte uchovat.

Tři způsoby, od nejpřesnějšího

1. Faktura ISDOC. Když dodavatel posílá ISDOC (nebo ISDOC.PDF), jsou všechny údaje ve faktuře strojově čitelné a dají se načíst přesně, bez jediného překlepu.

2. PDF faktury bez ISDOC. Údaje se rozpoznají z textu dokumentu (OCR). Funguje to dobře, ale výsledek je potřeba zkontrolovat.

3. Fotka nebo sken. Stejné rozpoznání jako u PDF - hodí se pro účtenky z pokladny.

Ještě rychleji: přímo z pošty

Nejvíc času zabere samotné přenášení příloh z e-mailu do evidence. Když máte poštu a evidenci na jednom místě, odpadá stahování i nahrávání - stačí u zprávy s fakturou kliknout a výdaj se založí.

Ve Fakturárně připojíte svou firemní schránku (Seznam, Gmail, Forpsi a další). Aplikace v přehledu pošty označí zprávy s fakturou nebo dokladem a jedním tlačítkem z nich založí výdaj. Fakturu ISDOC načte přesně, z PDF a fotek údaje rozpozná. Příloha se uloží k výdaji a stejný doklad aplikace nezaeviduje dvakrát.

Na co si dát pozor

• Rozpoznané údaje vždy zkontrolujte, hlavně částky a DIČ.
• Neevidujte stejný doklad dvakrát (typicky když přijde ISDOC i PDF zvlášť).
• Faktury, které jste sami vystavili, do výdajů nepatří - i když je máte v poště.
• Doklad uchovejte - ideálně přímo u výdaje a kopii ve vlastním úložišti.

Časté otázky