Návod k aplikaci Fakturárna

Registrace

1. Na fakturarna.cz klikněte na „Registrovat se“.
2. Vyplňte jméno, e-mail a heslo (alespoň 8 znaků), případně použijte „Založit účet přes Google“.
3. Zadejte IČO a klikněte na „Doplnit z ARES“ - název firmy se doplní sám.
4. Zaškrtněte „Jsem plátce DPH“, pokud jím jste, a vyberte program (Start, Podnikatel nebo Kompletní).
5. Klikněte na „Vytvořit účet“. Nově registrovaní mají aplikaci na 6 měsíců zdarma.

Programy a měsíční limity

• Start - faktury, klienti, evidence příjmů a výdajů; 10 faktur a 10 dokladů přes OCR za měsíc.
• Podnikatel - navíc moduly pro neplátce DPH (jejich aktuální seznam je v ceníku na úvodní stránce); 100 faktur a 100 dokladů přes OCR za měsíc.
• Kompletní - všechny moduly včetně DPH a datové schránky, bez omezení.
• Čerpání limitu vidíte v menu Faktury a Výdaje / Příjmy. O změnu programu požádáte v Technické podpoře.

Přehled

• Po přihlášení uvidíte, kolik peněz čeká na úhradu, co je po splatnosti, kolik jste tento měsíc vyfakturovali a utratili.
• Pod tím jsou faktury, které vyžadují pozornost (po splatnosti nebo se blížící splatností).

Profil firmy (Nastavení → Profil firmy)

1. Zkontrolujte údaje doplněné z ARES (název, DIČ, adresa) a doplňte telefon a e-mail.
2. Plátci DPH zaškrtnou „Firma je plátce DPH“ a zvolí „Zdaňovací období DPH“ (měsíční nebo čtvrtletní).
3. Vyberte „Způsob uplatnění výdajů / daňový režim“: paušální daň, skutečné výdaje, nebo výdaje procentem z příjmů.
4. Volitelně nahrajte logo (PNG nebo JPEG, max 2 MB) a klikněte na „Uložit“.

Nastavení faktur (Nastavení → Faktury)

• „Formát automatického číslování faktur“ - prázdné pole znamená rok + pětimístné pořadové číslo (např. 202600001). Číslo lze u každé faktury přepsat ručně.
• „Další pořadové číslo“ - posuňte, pokud navazujete na jiný fakturační systém.
• „Jako variabilní symbol použít číslo faktury“ - doporučujeme nechat zapnuté, platby se pak dají spárovat s fakturami.
• Neplátci DPH si mohou upravit „Text poznámky na faktuře“ (výchozí „Firma není plátce DPH.“).
• „Zobrazit logo na faktuře“ - funguje po nahrání loga v Profilu firmy.

Odesílání e-mailů (Nastavení → E-mail)

• Bez vyplnění se faktury odesílají ze záložní schránky aplikace (klient jako odesílatele uvidí aplikaci).
• Chcete-li odesílat z vlastní adresy, vyplňte SMTP server, přihlašovací jméno a heslo - server se u běžných poskytovatelů doplní sám.
• Klikněte na „Uložit“ a pak na „Test připojení“. U Gmailu a podobných služeb je potřeba „heslo pro aplikace“ - aplikace vám ukáže postup.

1. V menu Klienti klikněte na „+ Nový klient“.
2. Zadejte IČO a klikněte na „Doplnit z ARES“ - název, DIČ a adresa se doplní samy. Fyzickou osobu stačí zadat jménem a příjmením.
3. Vyplňte e-mail, na který budou chodit faktury.
4. Volitelně vyberte „Text e-mailu k faktuře“ - šablonu, která se tomuto klientovi nabídne při odesílání.
5. Klikněte na „Uložit klienta“.

• Klienta můžete založit i přímo při vystavování faktury tlačítkem „+ Nový klient“.
• Klienta použitého na faktuře je před smazáním potřeba odemknout tlačítkem 🔒.

Vystavení faktury

1. V menu Faktury klikněte na „+ Nová faktura“.
2. Vyberte klienta (pole „Vyhledat klienta…“) nebo založte nového.
3. Číslo faktury a variabilní symbol se doplní samy. Zkontrolujte datum vystavení a splatnosti (výchozí je 14 dní) a formu úhrady.
4. Vyplňte položky - popis, množství, cenu za kus a u plátce i sazbu DPH. Další řádek přidáte tlačítkem „+ Přidat položku“.
5. Klikněte na „Uložit fakturu“. Faktura je ve stavu Koncept.

• Ikona „Vložit text ze šablony“ u položek, textu fakturace a poznámky vloží uložený text (viz Texty ze šablon).
• Plátci DPH mohou zapnout „Přenesení daňové povinnosti“ - faktura se vystaví bez DPH s textem „Daň odvede zákazník“.
• QR platba se na PDF zobrazí u formy úhrady „Převodem“ a použije první bankovní účet z Nastavení → Bankovní účty.

Odeslání e-mailem

1. U faktury ve stavu Koncept klikněte na „Odeslat e-mailem“.
2. Zkontrolujte předmět a text e-mailu - doplní se podle šablony přiřazené faktuře, klientovi, nebo podle výchozí šablony.
3. PDF i ISDOCX se přiloží automaticky, další soubory můžete přidat v části Přílohy.
4. Klikněte na „Odeslat“. Faktura přejde do stavu Odesláno.

Stavy faktury

• Koncept - uložená, ale zatím neodeslaná faktura.
• Odesláno - faktura odešla klientovi (e-mailem nebo datovou schránkou).
• Uhrazeno - přišla platba. Nastaví se samo spárováním platby z banky, nebo ručně: otevřete fakturu a v poli „Stav“ zvolte „Uhrazeno“.
• Po splatnosti - nezaplacená faktura po datu splatnosti. Aplikace ji každý den označí sama a klientovi pošle e-mailem upomínku.

Další akce u faktury

• „Náhled“ otevře PDF, „PDF“ a „ISDOCX“ soubory stáhnou. PDF je ve formátu ISDOC.PDF - má ISDOC vložený uvnitř, takže ho účetní programy umí načíst i samotné.
• „Duplikovat“ vytvoří novou fakturu se stejným odběratelem a položkami - číslo a data se nastaví nově.
• Odeslanou nebo uhrazenou fakturu je před smazáním potřeba odemknout tlačítkem 🔒, smazání se potvrzuje dvakrát.
• Seznam faktur můžete filtrovat podle klienta, data vystavení, formy úhrady a stavu.

• U každé skupiny klikněte na „+ Nová šablona“, vyplňte název a text šablony a uložte.
• U šablony položky můžete vyplnit i jednotkovou cenu - doplní se do pole Cena/ks.
• U e-mailu k faktuře se název šablony použije jako předmět. Šablona označená „Výchozí“ se použije, když faktura ani klient nemají přiřazenou jinou - výchozí změníte tlačítkem „Nastavit jako výchozí“.
• Symboly %dd%, %mm%, %rrrr% (den, měsíc, rok) a další se při vložení nahradí podle data vystavení faktury, např. „Konzultace za %mm%/%rrrr%“.
• V e-mailu k faktuře navíc fungují %cislo% (číslo faktury) a %podpis% (údaje o firmě z Profilu firmy).

Výdaj z fotky dokladu

1. V menu Výdaje / Příjmy klikněte na „📷 Vyfotit účtenku“ (na mobilu se otevře fotoaparát).
2. Aplikace z fotky přečte datum, částku, DPH rozepsané podle sazeb, DIČ dodavatele a číslo dokladu.
3. Doplňte kategorii, údaje zkontrolujte podle dokladu a klikněte na „Uložit výdaj“.

Ruční zadání výdaje

1. Klikněte na „+ Nový výdaj“ a vyplňte datum, kategorii a částku.
2. Plátci DPH vyplní „Rozpis DPH“ - doklad s více sazbami zapište po řádcích - a zvolí „Režim DPH“ (tuzemský doklad, přenesení daňové povinnosti, zboží nebo služba z EU, služba mimo EU).
3. Pro kontrolní hlášení je potřeba „DIČ dodavatele“ a „Evidenční číslo dokladu“.

• Výdaj nejde upravit - chybný výdaj smažte a zadejte znovu.
• Na dokladu s textem „Není daňový doklad“ vás aplikace upozorní, že z něj nelze uplatnit odpočet DPH.

Přehled příjmů a výdajů

• Na záložce „Přehled příjmů a výdajů“ zvolte období (výchozí je aktuální rok).
• Uvidíte celkové příjmy, výdaje, bilanci a podle daňového režimu i orientační základ daně nebo limit obratu pro paušální daň.
• „Vygenerovat přehled příjmů a výdajů“ stáhne PDF s položkovým výpisem - podklad pro daňovou evidenci.

Přidání účtu

1. V Nastavení → Bankovní účty klikněte na „+ Nový bankovní účet“.
2. Vyberte banku a zadejte číslo účtu (např. 2200000001/2010).
3. U Fio banky vložte API token z internetového bankovnictví (stačí token jen pro čtení) a nechte zapnuté „Synchronizovat účet po přihlášení“.
4. Klikněte na „Uložit účet“. První zadaný účet se používá i pro QR platbu na fakturách.

Fio banka - automaticky

• Platby se stáhnou a spárují při každém přihlášení, nebo hned tlačítkem „Synchronizovat“ v menu Bankovní účty.

Ostatní banky - import výpisu

1. V internetovém bankovnictví (ČSOB, KB, Česká spořitelna, Raiffeisenbank…) stáhněte výpis ve formátu GPC (ABO) nebo XML CAMT.053.
2. V menu Bankovní účty klikněte u účtu na „Importovat výpis“ a vyberte soubor.
3. Aplikace ukáže, kolik pohybů načetla a kolik spárovala s fakturami. Opakovaně nahraný výpis nic nezdvojí.

• „Zobrazit transakce“ ukáže stažené pohyby a jestli jsou spárované.
• Platbu se špatným variabilním symbolem aplikace nespáruje - fakturu pak přepněte na „Uhrazeno“ ručně v poli „Stav“.

1. Otevřete záložku Google Disk nebo OneDrive a klikněte na „Připojit“ - přihlásíte se svým účtem, aplikace vaše heslo neuvidí.
2. Zaškrtněte „Automaticky ukládat vygenerované faktury“ a „Automaticky ukládat vyfocené účtenky“ a klikněte na „Uložit“.
3. Cílové složky můžete nechat prázdné - faktury se pak ukládají do složky „Fakturace“ a účtenky do „Přijaté doklady“, vždy s podsložkou podle roku (např. Fakturace/2026).

• Faktura se uloží ve chvíli, kdy přejde do stavu Odesláno. Při úpravě odeslané faktury se aplikace zeptá, jestli aktualizovat i kopii.
• U Google Disku zadáváte vlastní složku jako odkaz z prohlížeče nebo její ID, u OneDrive jako cestu (např. Fakturárna/Faktury).

Připojení schránky (Nastavení → Datová schránka)

1. Vyplňte přihlašovací jméno a heslo k datové schránce firmy.
2. Pro daňová podání vyhledejte svůj finanční úřad - ID jeho datové schránky a kód se doplní samy.
3. Klikněte na „Uložit“ a ověřte údaje tlačítkem „Test připojení“.

Příjem zpráv

1. V menu Datová schránka klikněte na „Načíst zprávy“.
2. Pozor: načtení zprávy ze zákona doručí, stejně jako přihlášení do schránky - od té chvíle běží lhůty. Aplikace se vás proto nejdřív zeptá.
3. Volitelně zapněte „Automaticky načítat nové zprávy (každých 30 minut)“.

• S připojeným Google Diskem nebo OneDrive se přílohy přijatých zpráv uloží samy do složky „Datové zprávy“ (nebo do složky z Nastavení → Úložiště).
• Přílohy otevřete tlačítkem „Stáhnout a uložit přílohy“, zobrazení přepnete filtrem „Přijaté i odeslané“ / „Jen přijaté“ / „Jen odeslané“.

Odeslání zprávy

1. Klikněte na „Nová zpráva“, zadejte ID datové schránky příjemce (7 znaků) a věc.
2. Přiložte soubory - první je hlavní dokument, celkem nejvýš 10 MB.
3. Klikněte na „Odeslat“ a odeslání potvrďte. Odeslanou zprávu nejde vzít zpět.

Faktura datovou schránkou

1. U klienta vyplňte pole „Datová schránka (ID)“.
2. U faktury ve stavu Koncept klikněte na „Odeslat datovou schránkou“, zkontrolujte věc zprávy a klikněte na „Odeslat“.
3. Přílohou je PDF faktury a ISDOCX. Faktura přejde do stavu Odesláno.

1. V menu DPH kontrolní hlášení vyberte „Období“ a klikněte na „Vygenerovat“.
2. Klikněte na „Validovat XML“ - aplikace ověří hlášení proti oficiálnímu schématu finanční správy.
3. Odešlete ho tlačítkem „Odeslat přes ISDS“ (viz Podání finančnímu úřadu), nebo ho podejte přes EPO.
4. Po odeslání ověříte doručení tlačítkem „Zjistit stav“.

• Faktury nad 10 000 Kč s DIČ odběratele se vykazují jednotlivě (A.4), ostatní souhrnně (A.5). U výdajů obdobně B.2 a B.3.
• Do hlášení se dostanou výdaje s vyplněným DIČ dodavatele.

1. V menu Přiznání k DPH vyberte „Období“ a klikněte na „Vygenerovat“.
2. Zkontrolujte daň na výstupu, odpočty a výslednou daň nebo nadměrný odpočet.
3. Klikněte na „Validovat XML“ a pak přiznání odešlete přes ISDS nebo EPO.

• Aplikace počítá s plným nárokem na odpočet. Pokrývá tuzemská plnění, tuzemský reverse charge a nákupy ze zahraničí - nepokrývá dodání do EU, dovoz a vývoz, třístranné obchody ani krácený odpočet.

1. V Nastavení → Profil firmy vyplňte rodné číslo - bez něj přiznání vygenerovat nejde.
2. V menu Přiznání k dani z příjmů vyberte „Zdaňovací rok“.
3. Přes „+ Doplňující údaje“ doplňte děti, slevy, úroky z hypotéky a zaplacené zálohy.
4. Klikněte na „Vygenerovat“, zkontrolujte výsledek a podejte přes ISDS nebo EPO.

• V režimu paušální daně se přiznání zpravidla nepodává, modul je jen pro fyzické osoby.
• Nárok na slevy na děti a manžela/manželku aplikace nekontroluje - ověřte si zákonné podmínky.

Přes datovou schránku

1. V Nastavení → Datová schránka vyplňte přístup ke schránce a vyhledejte svůj finanční úřad.
2. U vygenerovaného podání klikněte na „Odeslat přes ISDS“ a odeslání potvrďte. Při ostrém podání se potvrzuje dvakrát.
3. Stav podání ověříte tlačítkem „Zjistit stav“.

Přes EPO jedním kliknutím

1. Rozbalte nápovědu „Jak doplnit údaje do formuláře EPO automaticky“ a tlačítko „Vyplnit EPO – Fakturárna“ přetáhněte jednou do lišty záložek prohlížeče.
2. Klikněte na „Otevřít formulář v EPO“.
3. Ve formuláři EPO klikněte na záložku „Vyplnit EPO – Fakturárna“, v malém okně vyberte podání a klikněte na „Načíst do EPO“.
4. EPO soubor samo zkontroluje a nabídne úpravu ve formuláři.

• Pokud se malé okno neotevře, povolte pro stránku EPO vyskakovací okna. Funguje i ruční postup: stáhněte „XML“ a v EPO zvolte „Další volby“ → „Načíst ze souboru“.

• „Změna hesla“ - zadejte současné a nové heslo (alespoň 8 znaků).
• „Dvoufázové ověření (2FA)“ - klikněte na „Zapnout 2FA“, naskenujte QR kód v aplikaci pro ověřování (např. Google Authenticator), zadejte ověřovací kód a potvrďte.
• „Přístup účetní“ - zadejte e-mail účetní a heslo a klikněte na „Vytvořit přístup“. Účetní se přihlásí vlastním účtem a nemusíte jí nic posílat.
• „Zrušit účet“ - účet lze 30 dní obnovit, poté se data smažou.

Založení klienta

1. V menu Moji klienti klikněte na „+ Nový klient“.
2. Zadejte IČO a klikněte na „Doplnit z ARES“ - název a adresa se doplní samy.
3. Vyplňte jméno a e-mail klienta, zvolte program a klikněte na „Založit klienta“.
4. Klientovi přijde e-mail s odkazem na nastavení hesla. Dokud se nepřihlásí, vidíte u něj „Čeká na nastavení hesla“ a můžete mu „Poslat pozvánku znovu“.

Práce u klienta

• „Přepnout se“ vás přihlásí do účtu klienta - vidíte jeho faktury, výdaje a další moduly jeho programu.
• Zpět na svůj přehled klientů se vrátíte tlačítkem „Zpět na původní účet“ v liště nahoře.
• Program klienta změníte přímo v přehledu, moduly se nastaví podle programu.
• „Odpojit“ zruší jen váš přístup - účet i data klienta zůstanou beze změny.

Klient vás připojí sám

• Klient, který už Fakturárnu používá, zadá váš e-mail v Nastavení → Zabezpečení → Přístup účetní. Pak se vám objeví v přehledu Moji klienti.

1. V menu Technická podpora klikněte na „+ Nová položka“.
2. Vyberte typ (chyba, návrh na zlepšení, dotaz, zakázkový vývoj), vyplňte předmět a text a klikněte na „Odeslat“.
3. Odpověď podpory uvidíte u položky po kliknutí na „Zobrazit vlákno“.

• Můžete také napsat na info@fakturarna.cz.